Planlæg din event-kommunikation

Så blev det august, svømmefødderne er gemt væk og verden begynder igen at komme op i gear. Kursen er sat mod eftersommer og efterår, der altid byder på et væld af events, kurser og spændende konferencer. Her er en række tips og ideer til, hvad du skal huske, når du planlægger din digitale event-kommunikation.

En af de store udfordringer er som regel, at al energi og fokus bruges på planlægning af dit event. Selve arrangementet skal selv sagt være dit omdrejningspunkt, men det er værd at huske, at events og konferencer, ud over at inspirere deltagerne også er en unik mulighed for at eksponere virksomhedens brand til et bredere publikum – ikke mindst digitalt.

Der er selvfølgelig stor forskel på, om du planlægger en konference, et kultur-event eller en morgenbriefing, så det handler om at være skarp på formål og behov, og skalere indsatsen til et passende niveau. Ligeså vel som events er besværlige og udfordrende at planlægge og gennemføre, er de også en oplagt platform for at få dine budskaber ud og kommunikere virksomhedens eller organisationens brand.

 

Før: Skab en god kommunikations-struktur

Planlægning, planlægning, planlægning. Jo flere detaljer der er på plads, jo større er chancen for at få hul igennem. Helt grundlæggende skal du formulere et klart (for)mål med den digitale indsats før, under og efter dit event. Vær opmærksom på at formål bør komme før valg af kommunikationsplatforme, og udvælg allerede nu et hashtag, der kan binde eventet sammen på tværs af platforme.

Det er også nu du skal sørge for en god kommunikations-struktur og et gennemtænkt content flow. Lav en afvejning af formål ift. hvor meget mandskab, der er til rådighed, og sørg for at inddrage deltagere og eventuelt relevante communities i dækning af eventet. Husk, at det ikke er de sociale medier, men engagerede mennesker der er din største medieresurse, uanset om det er dit team, frivillige, deltagere, talere mm.

Husk, at det ikke er de sociale medier, men engagerede mennesker der er din største medieresurse.

Lav et kort og overskueligt event-sheet, der skaber klarhed over formål, primære medieplatforme, hashtag (i visse tilfælde giver det mening med flere – i så fald skal du have et hashtag-hieraki på plads), tone of voice, frekvens, twitterhandles på oplægsholdere, navne på admins, kommandolinje mm. Jo bedre dit team (og relevante stakeholders som fx speakers) er klædt på, jo større er chancen for at styre din kommunikation. Lav evt. en eller flere workshops, hvis det er en større event eller konference.

Og så selvfølgelig: Det er nu du skal opbygge stemning og suspens blandt deltagere og på de digitale platforme. Fortæl og forklar om dit event (og husk hashtagget), send en eller flere mails ud til deltagerne og lad dem vide, hvad der venter dem – og hvor meget du glæder dig til at se dem!

 

Under: Hold hovedet koldt og omfavn dit publikum

Så går det løs. Uanset om det hele er overstået på en time eller en hel dag, går tiden hurtigt nu. Halvdelen af det du havde planlagt går sikkert i vasken. Det er nu du skal holde hovedet koldt og følge din overordnede plan, men samtidig være klar til at ændre og justere på struktur og indhold, og tilpasse indsatsen til de uventede situationer, der altid opstår. Sørg for at holde fokus på deltagerne som første prioritet – det er dem, der er dit primære mål, og dem, der er med til at sætte dagsordenen for, hvad der bliver delt på sociale medier.

Det er nu du både skal omfavne og nurse dit publikum, og sørge for at kommunikationsindsatsen i det store og hele følger virksomheden eller organisationens brand values. Det er også her, du for alvor har mulighed for at tage deltagerne med backstage, fx med korte teaser-videoer med oplægsholderne inden de går på, eller længere opfølgende interviews efterfølgende (selvfølgelig krydret med kommentarer og spørgsmål fra salen og sociale medier. Husk på, at du både har et publikum blandt deltagerne, og alle dem, der følger med via Twitter, Facebook, Instagram you name it – det er blandt her, et godt hashtag kommer til sin ret.

Sørg for at holde fokus på deltagerne som første prioritet – det er nu du både skal omfavne og nurse dit publikum.

Sørg for at holde fast i de forskellige digitale platformes affordances (læs evt. Fra digital tilstedeværelse til digitalt nærvær$), så du ikke pludselig poster det samme indhold hovedløst på alle kanaler. Instagram er godt til stemningsbilleder, små videoklip mm., Twitter er oplagt til live-tweeting og Facebook er til eventets højdepunkter i ord og billeder. Sådan groft sagt. Det er også en rigtig god ide med live-monitorering, så du også kan skabe interaktion med dem, der ikke lige har fanget hashtagget, eller poster på medier, du ikke havde tænkt på at holde øje med.

 

Efter: Hold gryden i kog og evaluer

Champagnen er drukket og konfettien fejet sammen. Men dit arbejde er kun halvvejs færdigt. Nu er det tid til at samle op og binde sløjfer på dagen. Lav opsummeringer af de bedste tweets (fx med Storify), inddrag deltagernes instagrams i opfølgende artikler og blog posts, fortæl om hovedpointerne på facebook mv. (Læs også: Genskab dit indhold). Husk især opfølgende kommunikation til deltagerne, og hold øje med omtale af dit event på de sociale medier som du kan bruge til efter-promovering.

Udover det efterfølgende pr-arbejde er det også nu du skal samle dit team og om muligt eventuelle stakeholdere, og evaluere hele forløbet (ikke kun selve eventet). Både for at gøre dig og dit team klogere, men også for at kunne samle og og skabe synlighed over indsats og resultater for virksomheden eller organisationen.

 

Det var vist alt for nu. Er der noget jeg har glemt? Højst sandsynligt – smid gerne en kommentar med dine tips og tricks. Tag også et kig på dette walk through, der også har mange gode ideer og detaljer: How To Use Social Media For Events: A Guide to Successful Live, Real-Time Social Media + denne artikel om live-tweeting: The Art of #LiveTweeting

 

Oprindeligt udgivet på spacey.dk

One thought on “Planlæg din event-kommunikation

  1. Pingback: Twitter? Det er den vej... - Tobias Egmose

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *